Nos basamos en la exitosa metodología ASAP para la gestión de todos nuestros proyectos. ASAP es un acrónimo para la metodología Accelerated SAP, desarrollada por SAP AG para la ejecución de proyectos de implementación de sus soluciones de software.
El nombre "AcceleratedSAP" pretende dar a entender la posibilidad de realizar implementaciones en tiempos cortos (por el juego de palabras con "As Soon As Possible"), a diferencia de lo que había estado sucediendo cuando las implementaciones se realizaban sin una metodología estándar, cuando se dibujaban proyectos que abarcaban meses de trabajo, sin entregables definidos, dejando sin cubrir las expectativas de los clientes o empresas que adoptaban las soluciones, lo cual generaba un ambiente adverso en los proyectos en cuestión.
La implementación de plataformas avanzadas requiere una gestión profesional muy diferente en comparación con los clásicos proyectos de TI (análisis, estrategia, pruebas, evaluación, ejecución en vivo y soporte).
En Tatakoa Soluciones los aspectos humanos son particularmente importantes y es por ello que nos centramos mucho más en su equipo.
La implementación debe ser evolutiva. Es decir, comenzar con una funcionalidad estándar en base a las mejores prácticas de la industria de su empresa y está abierta a integraciones evolucionando de acuerdo al crecimiento de las capacidades de la empresa.
Nuestro punto de partida es diseñar una Hoja de Ruta (Roadmap) de acuerdo a sus necesidades, donde dividimos el proyecto en 6 fases fundamentales, cada una con tareas específicas y el tiempo de implementación depende de la complejidad de los procesos de su empresa y de la plataforma que será implementada.
Fase 1: El Personal
Se crea el equipo de proyecto que debe estar homogéneamente representado por todos los departamentos de la empresa, aunque en el caso de las MiPymes puede bastar con una persona encargada que servirá de enlace. Se requiere un amplio apoyo de la junta ejecutiva. Si ninguno de los miembros de la junta directiva se representa en el equipo, debe ser constantemente informada por el director de proyecto.
Fase 2: Preparación Inicial
El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento. Esta reunión no es exclusiva del equipo del proyecto y los consultores de Tatakoa, sino también para otros miembros clave de la empresa y en las MiPymes se recomienda que estén presentes todos los empleados del negocio. Este arranque preparará un escenario propicio para el proyecto destacando la importancia de éste con los objetivos futuros de la compañía.
Fase 3: Mapa de procesos
El propósito de la fase de Planos del Negocio (Business Blueprint) es entender las metas del cliente y determinar los procesos de negocio necesarios para cumplir las mismas. En una reunión de Revisión Ejecutiva, se discutirán las metas del grupo, la estructura organizacional y los procesos de negocio de alto nivel. Otros requerimientos más detallados serán discutidos durante reuniones de trabajo de revisión de cada uno de los procesos de negocio. Las reuniones de Revisión Ejecutiva y de los procesos de negocio serán conducidas por los consultores de Tatakoa y se preparará un “plano” de las actividades a realizar.
Fase 4: Realización
Durante las revisiones de las diferentes tareas, el equipo del proyecto recibirá el entrenamiento bajo la metodología “entrenar al entrenador”.
Durante este entrenamiento se proporcionará un entendimiento de las herramientas y ayudas de referencia del sistema; de igual manera, se realizará la integración de sus componentes y se ayudará al equipo del proyecto a adquirir conocimientos en tópicos detallados dentro de los procesos de negocio.
Al mismo tiempo, los consultores de Tatakoa configurarán los procesos de negocio definidos en el “plano”. Los flujos de procesos de negocios son configurados conjuntamente con el desarrollo de reportes, procedimientos de usuarios, escenarios de prueba y perfiles de seguridad.
Fase 5: Preparación final
El propósito básico de la fase de Preparación Final es terminar las pruebas finales del sistema, entrenar a los usuarios finales y llevar los datos y el sistema a un ambiente productivo. Las pruebas finales al sistema consisten en probar los procedimientos y programas de conversión y reportes especiales, probar los programas de interfaz a los sistemas actuales, llevar a cabo las pruebas de volumen y estrés, así como las pruebas de aceptación del usuario final.
Fase 6: Inicio y soporte post-productivo
Inmediatamente después de la puesta en marcha, el sistema deberá ser revisado y afinado para asegurar que el entorno del negocio está completamente soportado. Este proceso involucra no solamente el verificar la precisión de las transacciones del negocio, sino también, entrevistar informalmente a los usuarios para verificar que sus necesidades hayan sido satisfechas.
La estrategia no termina con el lanzamiento. Además del completo soporte técnico, nuestras plataformas (no sólo como herramientas sino también como filosofía de proceso), requieren una mejora continua.
Para eso estamos!
