CRM en Colombia
Además de organizar eficazmente la información de sus clientes,
Está diseñado para cerrar ventas y ganar comisiones
Software CRM para Pymes
personalizado
para su negocio
Una Plataforma CRM para B2B y B2C
con las características más completas
Sin cobros por usuario
Ya que en KOA CRM solo cuentan los USUARIOS CONECTADOS AL MISMO TIEMPO, no necesitará eliminar cuentas para ahorrar costos ni exportar los datos de una cuenta a otra (aunque puede hacerlo)
Trabajo 100% Colaborativo
Con nosotros, todo el equipo está alineado: Marketing, Ventas, Proyectos y Servicio al Cliente ven los mismos datos según los permisos.
Escalabilidad sin "techo de cristal"
Si su CRM le cobra más o se bloquea al alcanzar 50.000 registros, usted está pagando una multa por tener éxito.
Fácil de usar: Mayor adopción
Con una curva de aprendizaje mínima, respaldada por nuestro acompañamiento permanente, Incentivamos que nuestra Solución CRM se convierta en el eje central del negocio, aumentando la productividad hasta en un 34%
Vista de 360° con Clientes Ilimitados
Un historial de interacciones antiguas mantiene la trazabilidad de por qué un cliente se fue o qué le interesaba antes.
Embudos personalizables por fases
Cada etapa tiene un propósito psicológico y operativo distinto que le ayuda a no "quemar" la venta por presionar demasiado pronto o por abandonar al cliente demasiado tarde.
Automatización ilimitada
Mejore los procesos de ventas sin errores, identifique tareas repetitivas y acciones predeterminadas y optimice su flujo empresarial.
Control de Acceso Basado en Roles
Puede restringir el acceso a módulos completos o campos específicos (ej. que un vendedor no vea el costo de compra, solo el de venta).
Seguridad de Datos y Auditoría
Los registros eliminados no desaparecen inmediatamente; pueden ser recuperados por un administrador para evitar sabotajes o errores humanos.
Paneles y Reportes
Puede programar el CRM para que envíe automáticamente reportes en PDF o Excel por ejemplo cada lunes a las 8:00 AM.
Apps para Android y IOs
Disponen de Búsqueda global, visualización de registros, Agregar/Editar/Eliminar registros, Creación rápida, Calendario y programador de tareas, añadir comentarios o ver el inventario
Soporte Técnico
Recibe un Soporte Técnico confiable, rápido y multicanal: desde el portal, por correo electrónico o por chat
CRM para Marketing
Manejamos los 4 pilares de la Estrategia de Marketing: Segmentación (Target), Presupuesto vs. Costo Real, Expectativas y Tipos de Campaña
Permite planificar y registrar detalles de campañas (webinars, ferias, anuncios, redes) incluyendo presupuesto y gastos.
Es el "filtro" de entrada de su embudo. Su función principal es separar a los curiosos de los compradores reales para no ensuciar su base de datos de Contactos, con Prospectos que nunca comprarán.
Puede crear formularios web para capturar prospectos directamente desde su sitio web hacia el CRM, importar prospectos masivamente, integrar campañas en redes como facebook, crearlos manualmente, etc.
Puede crear segmentos basados en cualquier campo del registro: Demográfica, Origen del Propsecto, Comportamiento/Estado, etc. y guardar ese resultado como una Lista de Marketing.
Estas listas son dinámicas: si un nuevo prospecto entra vía web y cumple con los requisitos del filtro (ej. es de "Bucaramanga"), se añadirá automáticamente a ese segmento sin que tenga que moverlo manualmente
Esta integración centraliza la información, facilitando el seguimiento del comportamiento del cliente y la mejora continua del rendimiento
Puede diseñar plantillas HTML personalizados con etiquetas (ej: "Hola [nombre_contacto]"), usar Listas de Envío para seleccionar a los miembros vinculados a la campaña, enviarlos de inmediato o programarlos para una fecha específica.
Nota crítica: Es vital configurar un servidor SMTP externo (como SendGrid, Mailgun o Amazon SES) para que sus correos no lleguen a la carpeta de spam.
Para medir el impacto de sus inversiones y la calidad de los prospectos generados en su CRM en Colombia, los reportes deben conectar el gasto con la conversión real.
Aquí tiene tres ejemplos estratégicos:
Retorno de Inversión por Campaña (ROI): Este informe compara el Presupuesto vs. Costo Real registrado en el módulo de Campañas de Tatakoa CRM frente al valor total de las Oportunidades Ganadas vinculadas. Es la métrica definitiva de marketing: le permite saber exactamente qué acciones (webinars, ferias, anuncios) están generando dinero real y cuáles son solo un gasto, optimizando la asignación de recursos para el siguiente trimestre.
Efectividad de Fuentes de Prospectos: Un reporte que agrupa todos los Prospectos (Leads) creados según su origen (ej: Formularios Web, LinkedIn, Google Ads). Al cruzar esta información con el Estado del Prospecto, puede identificar qué canales traen prospectos "calientes" y cuáles solo generan ruido. Es fundamental para ajustar su estrategia de contenidos y entender dónde está tu audiencia más receptiva antes de que el equipo de ventas pierda tiempo en contactos fríos.
Tasa de Abandono y Conversión del Embudo: Este informe rastrea cuántos prospectos pasan de Lead a Oportunidad y finalmente a Factura. Al visualizar los puntos de fuga, marketing puede detectar si el problema es la falta de nutrición de prospectos (nurturing) o si los criterios de calificación son muy estrictos. Ayuda a alinear los departamentos de ventas y marketing (Smarketing) al establecer metas basadas en datos históricos de conversión por canal.
Ejemplos Prácticos de Automatización de Marketing:
1. Nurturing de Leads: Cuando un lead entra por la web, el sistema le envía un correo de bienvenida. Si a los 3 días no ha habido contacto, le envía un segundo correo con un caso de éxito.
2. Asignación Inteligente: Si entra un prospecto de "Empresa Grande", el CRM lo asigna automáticamente al Director Comercial y le envía una alerta por email.
3. Recuperación de Leads: Si un prospecto no ha tenido actividad en 30 días, el sistema cambia su estado a "Inactivo" y lo añade a una lista de marketing para una campaña de re-engagemen
CRM para Ventas
Nuestro Software CRM es una "navaja suiza": A diferencia de otros sistemas que solo rastrean prospectos, con nosotros gestiona todo el ciclo, desde que alguien le contacta hasta que le emite la factura e incluye además el área de Servicio al Cliente
Puede visualizar sus tratos en listas o tableros para saber qué ventas están estancadas. Aquí se trata de rastrear el progreso de una oportunidad desde que se identifica el interés hasta que se gana o se pierde.
Permite personalizar la etapa de venta (ej: Análisis, Propuesta, Negociación), el monto estimado y la fecha probable de cierre
Cuando el cliente pide precios, la Oportunidad se formaliza en una Cotización. Es un documento formal con el detalle de productos, precios, impuestos y descuentos.
Puede generar un PDF profesional con su logo y datos y enviarlo por email directamente desde el CRM.También puede manejar diferentes versiones de una misma oferta y llevar un historial de qué se le ofreció al cliente.
Convierte una cotización aceptada en pedido o factura con un solo clic.
Una vez que el cliente acepta la cotización, esta se convierte en un Pedido de Venta, que es la orden interna para preparar el servicio o el despacho de productos.
Al crear el pedido, el sistema puede "reservar" stock si tiene activado el módulo de inventario.
El último paso del ciclo comercial es la generación de la Factura. Puede crearla con un clic desde el Pedido de Venta o la Cotización.
Nuestra Solución CRM en Colombia calcula automáticamente totales, impuestos y retenciones, además de marcar si la factura está "Pagada", "Pendiente" o "Anulada", dándole un control básico de sus cuentas por cobrar.
1. Bases de Datos de Productos y Servicios: El CRM diferencia claramente entre ambos para una gestión contable y logística precisa:
Productos: Registros tangibles que afectan el stock. Permiten definir precios de costo, precios de venta, unidades de medida y fotos.
Servicios: Entidades intangibles (ej. consultoría, horas técnicas). No afectan el inventario físico, pero permiten manejar listas de precios y descripciones para cotizaciones rápidas.
2. Gestión de Inventarios y Seguimiento: El CRM automatiza el movimiento de existencias según las transacciones:
Stock Físico vs. Stock Reservado: Cuando crea un Pedido, el sistema puede restar esas unidades del stock disponible para evitar sobreventas.
Niveles de Reorden: Puede configurar alertas para que el sistema le avise cuando un producto llegue a un mínimo (ej. 5 unidades) y sea necesario comprar más.
Paquetes (Bundles): Permite crear "Combos" de productos que se venden juntos pero descuentan stock de forma individual.
3. Proveedores y Órdenes de Compra (Ciclo de Abastecimiento): Aquí es donde controla el dinero que sale de la empresa:
Proveedores: Directorio con historial de precios, contactos y términos de pago.
Órdenes de Compra (Purchase Orders): Documentos para solicitar mercancía a sus proveedores.
Actualización Automática: Al recibir la mercancía y marcar la Orden de Compra como "Recibida", nuestro software CRM incrementa automáticamente el stock en el módulo de Productos.
4. Gestión de Contratos y Productos: Ideal para negocios recurrentes (SaaS, mantenimiento, seguros)
Contratos de Servicio: Permiten definir periodos de vigencia (fecha inicio/fin) y niveles de soporte.
Renovaciones: Puede configurar Workflows para que el sistema notifique al vendedor 30 días antes de que un contrato expire.
Vinculación: El contrato queda ligado a un contacto y a un producto específico para saber qué cobertura tiene cada cliente.
5. Activos (Assets) y Bienes en Leasing: Este es el módulo que rastrea la "vida real" de lo vendido:
Activos: Una vez que entrega un producto, se puede crear un registro de "Activo". Aquí guarda el número de serie, fecha de instalación y estado.
Leasing/Mantenimiento: Si alquila equipos, el módulo de Activos le permite saber quién tiene qué equipo exactamente y cuándo debe ser devuelto o revisado.
Casos: Si un cliente llama por una falla, el ticket de soporte se vincula al Activo específico (ej. "La impresora con serie XYZ falló")
Gestión Documental: Almacene archivos técnicos, contratos, planos, imágenes y/o materiales de marketing vinculados directamente a cada proyecto o cliente para que todo el equipo acceda a la versión más reciente
Calendario: Centralizado para gestionar actividades, tareas y eventos vinculados directamente a sus contactos y oportunidades de venta. Permite compartir calendarios entre miembros del equipo para coordinar reuniones sin duplicar esfuerzos
Recordatorios y Alertas: Configure notificaciones emergentes en el navegador o por correo electrónico para no olvidar reuniones o fechas límite de entrega
Gestión de Correos: Gestione múltiples cuentas de correo desde una única bandeja de entrada compartida. Los correos se vinculan automáticamente al historial del cliente
Plantillas de Correo: Ahorre tiempo usando plantillas predefinidas para propuestas, facturas o correos de seguimiento, personalizándolas automáticamente con los datos del contacto
Tareas Automáticas: Puede programar que, al ocurrir un evento (ej. cerrar una venta), el CRM cree automáticamente una tarea de seguimiento o envíe una alerta al jefe de departamento
Campos de "Acciones Rápidas": Barra de accesos directos para crear contactos, tareas o eventos desde cualquier pantalla sin interrumpir lo que está haciendo
Informes y Reportes: El módulo del software CRM es potente y flexible. Permite crear informes tabulares o de matriz, programar envíos automáticos por email y generar gráficos dinámicos vinculando cualquier módulo del CRM
Para medir la salud de sus ingresos y la eficiencia de su equipo comercial en Tatakoa CRM, necesita informes que transformen las oportunidades en proyecciones financieras claras.
Aquí tiene tres ejemplos clave:
Embudo de Ventas (Pipeline por Etapa): Este reporte visualiza el valor total de las Oportunidades distribuidas en cada fase del proceso (ej. Análisis, Propuesta, Negociación). Es fundamental para la previsión financiera, ya que le permite identificar cuántas ventas están por cerrarse y detectar "atascos" donde los prospectos se detienen. Ayuda a gerencia a predecir el flujo de caja futuro basándose en la probabilidad de éxito de cada etapa.
Tasa de Conversión de Prospectos a Oportunidades: Este informe mide la efectividad de su equipo para filtrar y calificar prospectos. Al analizar cuántos Leads se convierten realmente en Contactos con Oportunidades, puede evaluar la calidad de tus campañas de marketing. Si la tasa es baja, sabrá que el marketing está atrayendo público no calificado o que el equipo de ventas necesita mejorar sus técnicas de primer contacto.
Reporte de Ventas por Origen y Vendedor: Un análisis detallado que muestra de dónde vienen sus negocios más rentables (ej. Google Ads, Referidos, LinkedIn) y quién los está cerrando. Este reporte es la base para la toma de decisiones estratégicas: Le dice dónde invertir más presupuesto de publicidad y permite comparar el rendimiento de sus ejecutivos mediante el valor total facturado versus el número de cotizaciones enviadas, optimizando el retorno de inversión.
Ejemplos prácticos de Automatización del Proceso de Ventas:
1. El "Radar de Prospectos" (Asignación y Notificación Instantánea)
Este flujo asegura que ningún lead se enfríe.
Cuando alguien llena un formulario en su web y el interés es "Servicios Pro": Asigna al vendedor especializado en ese producto, envía un Email de Bienvenida automático al cliente con un catálogo en PDF y crea una Tarea al vendedor: "Llamar al nuevo prospecto".
2. Cotización Olvidada (Seguimiento de Propuestas)
Muchos negocios pierden ventas porque el vendedor olvida hacer seguimiento tras enviar el precio.
Al modificar una cotización, si el estado es "Enviada" y han pasado 3 días sin cambios: Envia un email automático al cliente: "Hola [Nombre], ¿tuviste oportunidad de revisar nuestra propuesta? Quedo atento a tus dudas". Y Notifica al vendedor por el CRM: "La cotización de [Empresa] sigue pendiente. ¡Llámalos ahora!".
3. Del "Sí" al "Cobro" (Cierre de Venta y Facturación)
Este flujo conecta el éxito del vendedor con la administración, ahorrando tiempo en papeleo.
Al actualizar una oportunidad cuando la etapa cambie a "Cerrada Ganada": Crea automáticamente una Factura basada en la oportunidad, Crea un Proyecto vinculado al cliente para que el equipo de operaciones comience a trabajar y Programa un email para dentro de 30 días preguntándole al cliente cómo ha sido su experiencia.
CRM para Servicio al Cliente
Centralización: Registra cada queja o consulta asignándole un número único, prioridad y estado (Abierto, Esperando al cliente, Resuelto).
Relación Total: El ticket está vinculado directamente a la Garantía, al Producto y a la Factura del cliente, permitiendo al técnico saber exactamente qué tiene el usuario
En el CRM, el módulo de Contratos de Servicio es la herramienta para gestionar el soporte post-venta de forma profesional.
Su función principal es controlar los compromisos de soporte que tienes con cada cliente, ya sea por tiempo, por número de incidentes o por servicios específicos.
- Al crear un ticket para un cliente, el CRM busca si tiene un Contrato de Servicio activo.
- Si existe, el ticket se vincula al contrato automáticamente.
- A medida que cierras tickets o cargas horas de trabajo (Time Tracking), Vtiger resta esas unidades del saldo total del contrato.
En el CRM, el módulo de Base de Conocimientos (frecuentemente llamado módulo de FAQs) es el repositorio central donde se guardan soluciones a problemas comunes, manuales y artículos de ayuda.
Su funcionamiento se divide en tres áreas principales:
1. Organización del Contenido
Categorización: Permite agrupar los artículos por categorías (ej. "Instalación", "Errores Comunes", "Pagos").
Estados: Los artículos pasan por estados como "Borrador", "Revisión" y "Publicado", permitiendo que el equipo técnico valide la información antes de que sea visible.
2. Uso Interno (Productividad del Equipo)
Es la "fuente única de verdad" para tus empleados:
Resolución Rápida: Cuando un agente de soporte está atendiendo un Ticket, puede buscar en la Base de Conocimientos directamente desde la ficha del cliente y copiar la solución al correo con un clic.
Onboarding: Sirve para entrenar a nuevos empleados almacenando políticas internas y procedimientos operativos.
3. Uso Externo (Autoservicio para Clientes)
Para que esta información llegue al cliente, el módulo se conecta con el Área del Cliente:
Reducción de Tickets: Los clientes pueden buscar sus dudas en el portal antes de abrir un ticket, resolviendo sus problemas por sí mismos (Self-Service).
*Disponible con Booster Packs
Nuestra Solución CRM en Colombia ofrece un Portal de Clientes independiente para que sus usuarios:
- Ingresen al Portal de Clientes con su propio Usuario y Contraseña.
- Creen sus propios tickets sin llamar por teléfono.
- Revisen el estado de sus solicitudes.
- Accedan a una Base de Conocimiento (FAQ) con manuales y artículos de ayuda para que se "auto-sirvan" y reduzcan su carga de trabajo.
Para medir la calidad de su soporte y la eficiencia de tu equipo en el Software CRM, necesita informes que traduzcan los tickets en métricas de rendimiento.
Aquí tiene tres ejemplos estratégicos:
Reporte de Cumplimiento de tiempos: Este informe es vital para la auditoría de calidad. Muestra el porcentaje de tickets que fueron respondidos y resueltos dentro de los tiempos pactados. Le permite identificar qué prioridades o tipos de casos suelen incumplir los plazos, ayudándole a decidir si necesita reforzar el personal en turnos específicos o renegociar las expectativas con el cliente.
Volumen de Tickets por Fuente y Categoría: Este reporte analiza de dónde vienen sus consultas (Email, Teléfono, Portal del Cliente) y sobre qué temas tratan. Es fundamental para su estrategia de marketing y producto: si nota que el 40% de los casos son dudas sobre "Instalación", sabe que debe mejorar los manuales en la Base de Conocimientos para fomentar el autoservicio y reducir la carga operativa.
Desempeño de Agentes (Carga vs. Resolución): Un informe comparativo que detalla cuántos tickets tiene asignados cada agente, cuánto tiempo promedio tardan en cerrarlos y cuántos han sido reabiertos. Es la herramienta definitiva para medir la productividad individual y detectar si algún agente está sobrecargado o requiere capacitación técnica adicional, asegurando una distribución equitativa del trabajo y una resolución efectiva al primer contacto.
1. "Auto-Respuesta y Clasificación" (Inmediatez)
Evita que el cliente piense que su correo cayó en el vacío.
Tan pronto como el sistema recibe un correo de soporte, actúa solo: Envia un Email automático al cliente: "Hola, hemos recibido tu caso #[ticket_id]. Un técnico te contactará en menos de X horas". Si el asunto contiene la palabra "Urgente" o "Caído", cambiar automáticamente la Prioridad a "Alta" y notificar por email al supervisor de soporte.
2. "Escalación por Olvido" (Garantía de SLA)
Este flujo sirve como un "seguro" para que los tickets no se queden sin respuesta por descuido del técnico.
Si el "Estado" del Ticket es "Abierto" y han pasado más de 4 horas desde la última actualización, cambia el campo Asignado a a un grupo de soporte de segundo nivel o al jefe del área y añade un Comentario automático en el ticket: "Alerta: Este ticket ha superado el tiempo de respuesta inicial sin actividad".
3. "Encuesta de Satisfacción Automática" (Cierre de Ciclo)
Mide la calidad de tu servicio sin que el técnico tenga que mover un dedo tras solucionar el problema.
Cuando el "Estado" del Ticket cambie a "Cerrado", esperar 1 hora (para no saturar al cliente) y enviar un email con un enlace a un formulario de satisfacción (puedes usar un Webform adaptado para encuestas) o crear una Tarea para el comercial de la cuenta si el ticket se cerró como "No resuelto", para que haga una llamada de rescate al cliente.
CRM para Gestión de Proyectos
Esta herramienta cuenta con todos los detalles, incluidos los presupuestos, metas, tareas y traspaso de recursos.
Los sistemas de gestión de documentos y flujos de trabajo del Tatakoa CRM en Colombia también se integran a la perfección para permitir notificaciones automáticas y la fijación de archivos para las tareas del proyecto.
Al vincular fechas límite a cada hito, el sistema genera alertas si una fase se retrasa, evitando que el cronograma colapse. Es la herramienta clave para reportar estados de avance a gerencia sin entrar en detalles técnicos.
Su mayor potencia radica en la trazabilidad: si surge un problema técnico, la tarea puede relacionarse con un Ticket de soporte, permitiendo que el equipo vea el historial de fallos vinculado al desarrollo.
Ayuda a detectar solapamientos de recursos o cuellos de botella antes de que afecten la entrega. Facilita la reprogramación rápida de actividades simplemente ajustando las fechas en la vista gráfica
Esto elimina la dispersión de información en correos electrónicos o carpetas locales, garantizando que todos los involucrados (diseñadores, ingenieros o administrativos) tengan acceso inmediato a la "fuente única de verdad" del proyecto.
Para medir la salud de sus operaciones en nuestra Solución CRM en Colombia, los reportes deben enfocarse en detectar desviaciones de tiempo y rentabilidad.
Aquí tiene tres ejemplos clave que puede configurar en el módulo de Reportes de Tatakoa CRM:
Reporte de Rentabilidad (Horas Estimadas vs. Reales): Este informe compara el tiempo que planeó dedicar a cada proyecto frente al tiempo real cargado por los usuarios mediante el Time Tracking. Es fundamental para identificar si está subestimando costos o si ciertos procesos son ineficientes. Le permite ver de un vistazo qué proyectos están consumiendo más recursos de los presupuestados y ajustar futuras cotizaciones.
Estado de Salud de Hitos (Milestones): Un reporte tipo "semáforo" que agrupa todos los proyectos activos y muestra el estado de sus hitos principales. Filtra por Hitos Vencidos o próximos a vencer, permitiendo a la gerencia visualizar cuellos de botella operativos de forma inmediata. Es la herramienta ideal para las reuniones de seguimiento semanal, ya que prioriza los proyectos que requieren intervención urgente para cumplir con los plazos del cliente.
Carga de Trabajo por Responsable: Este reporte detalla cuántas Tareas de Proyecto tiene asignadas cada miembro del equipo y el total de horas estimadas pendientes. Sirve para balancear el trabajo: si un consultor tiene 50 horas de tareas para esta semana y otro solo 10, puede redistribuir actividades directamente desde el CRM. Ayuda a prevenir el agotamiento del personal (burnout) y garantiza que ningún proyecto se detenga por saturación de un solo responsable.
Creación Automática tras la Venta
Elimina el salto manual entre el equipo comercial y el operativo.
Puede configurar que, cuando una Oportunidad cambie a estado "Cerrada Ganada", el sistema cree automáticamente un Proyecto vinculando al cliente, la descripción de la venta y los productos contratados. Esto garantiza que el equipo de implementación reciba la orden de trabajo sin retrasos ni pérdida de información. Vtiger CRM - Workflows Overview
Alertas de Hitos en Peligro
Evita que los retrasos le sorprendan el día de la entrega.
Configure un flujo que monitoree la Fecha de Finalización de los Hitos (Milestones). Si faltan 48 horas para la fecha límite y el hito no está marcado como "Completado", el CRM envía una alerta por email al director de proyecto y crea una tarea urgente para el responsable, permitiendo tomar medidas correctivas antes de que el cliente note el retraso.
Notificación de Entrega al Cliente
Automatiza la comunicación de éxito para mejorar la percepción de servicio.
Cuando un usuario marca una Tarea de Proyecto crítica o un Hito final como "Completado", el sistema dispara un correo electrónico al cliente (vía el contacto vinculado) informándole del avance y adjuntando automáticamente los documentos de entrega o actas de aprobación. Esto reduce las llamadas de seguimiento y mantiene al cliente informado en tiempo real.
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